Iratőrzési kötelezettség

 

Meddig kell megőrizni az egyes bizonylatokat? Az év végéhez közeledve egyre több cég tervezi az év végi leltározást. Itt nem csupán a meglévő készlet, tárgyi eszköz nyilvántartások frissítésére kell gondolni, hanem a korábbi évek számviteli, könyvviteli, bérügyi bizonylatainak selejtezésére is. Az iratőrzés kapcsán legtöbbünknek az 5 éves szabály ugrik be. De vajon melyik bizonylatot meddig kell megőrizni és milyen következménnyel járhat ezen iratőrzési kötelezettség megszegése? A lényeget az elején összefoglaltam, de alább benne hagytam a törvény szövegét kiemelésekkel tarkítva, hogy teljes képet kapj!    A szabályok röviden: adó megállapítást szolgáló iratok adóév végét követő 5 év beszámoló, üzleti jelentés, leltár, főkönyvi kivonat 8 év számviteli bizonylatok 8 év munkaügyi iratok öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 év mulasztási bírság 1 millió forintig, de nyomdai úton előállított bizonylatok (pl. nyugta-, vagy számlatömb) esetén a hiányzó bizonylatok száma * 500.000 Ft a bizonylatokat olvasható formában kell megőrizni, amennyiben az ellenőrzés során arra alkalmatlan állapotban kerül benyújtásra az szintén a megőrzési kötelezettség elmulasztásának minősül. Ez különösen fontos pl. a pénztárgép papírra nyomtatott számlák esetén, amik a napon szeretnek elhalványulni, olvashatatlanná válni.   És akkor jöjjön a hosszú változat jogszabályhelyekkel és a kiemelésekkel   Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény  78. § (3) értelmében az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie. (4) A munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat a (3) bekezdésben foglalt időpontig megőrzi. Példa: ha egy számla kelte 2023.02.25, akkor az iratőrzési idő vége 2028.12.31.  Bizonyos esetekben ez az idő meghosszabbodhat, az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig megszakítja az elévülési időt! 202. § [Az adómegállapításhoz való jog elévülése] (1) Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. A költségvetési támogatás igényléséhez, a túlfizetés visszaigényléséhez való jog – ha törvény másként nem rendelkezik – annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az annak igényléséhez való jog megnyílt.   A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény  169. § (1) *  A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. (2) *  A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a (2) bekezdés szerinti megőrzési kötelezettség. (5) *  Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. (6) *  Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. 168. § (1) *  A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. (2) A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. (3) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.   A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény  99/A. § *  (1) *  A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. (2) A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni az (1) bekezdés szerinti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. Példa: egy 1980-ban született adózó 2045-ben éri el az öregségi nyugdíjkorhatárt, vagyis 2050-ig kell az iratokat megőrizni. Ha megszűnik a cég az iratőrzés helyét be kell jelenteni!   Art. 228. § [Számla-, nyugtakibocsátási kötelezettség, valamint iratmegőrzési kötelezettség szabályainak megsértése] (1) Az adóhatóság az adózót egymillió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja, ha a) a számla-, egyszerűsített számla-, nyugtakibocsátási kötelezettségét elmulasztja, vagy a számlát, egyszerűsített számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékről bocsátja ki, vagy b) iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. (2) A jogkövetkezmények alkalmazása során az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztásával egy tekintet alá esik, ha az adózó iratait az ellenőrzés lefolytatására alkalmatlan állapotban nyújtja be. (3) *  Ha az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság összege természetes személy esetén kettőszázezer forint, nem természetes személy adózó esetében ötszázezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.    Minden tiszteletem, ha eljutottál idáig!